Digitale Anträge für berlin.de von Sandstein Neue Medien GmbH

Digitale Anträge für berlin.de

Digitalisierung spielt im Umfeld von Ämtern, Behörden und der öffentlichen Verwaltung eine immer größere Rolle. Unter dem Projekttitel „Basisdienst digitaler Antrag“ (BDA) begleiten wir die Stadt Berlin bei der Umstellung auf digitale Antragsverfahren. Ämter und Behörden verfügen nun über eine standardisierte Methode, um Anträge in digitaler Form erstellen, übermitteln und bearbeiten zu können.

Über 100 Anträge können Berliner Bürger bereits online stellen – bequem von zu Hause aus. Damit entfallen Behördengänge. Mitarbeiter der Stadtverwaltung können die Anträge ebenso digital bearbeiten und mit Antragsstellern kommunizieren, zum Beispiel um fehlende Unterlagen nachzufordern. Eine erhebliche Erleichterung und Beschleunigung der Antragsverfahren!

Die msg.group, die von der Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport mit dem Projekt beauftragt wurde, hat Sandstein Neue Medien als Digitalagentur die Verantwortung für das Interaktionskonzept, die Erstellung des Styleguides für die Antragsformulare, die UX-Beratung und die Umsetzung des Layouts übertragen. Mit dem IT-Dienstleistungszentrum Berlin und der cit GmbH als weitere Projektpartner sind wir 2018 in das Projekt gestartet. Durch zweiwöchig stattfindende Statusmeetings haben wir die Zusammenarbeit konstruktiv und produktiv gestaltet.

Aber wie funktionieren digitale Anträge? Mit der richtigen Software!

Zum Einsatz kam cit intelliForm der cit GmbH, mit der wir schon mehrere Jahre erfolgreich im Bereich digitaler Formulargestaltung zusammen arbeiten. cit hat eine Software-Produktfamilie im Baukastensystem eigens für die Umsetzung interaktiver Formulare und Assistenten entwickelt. Ideal für unser Vorhaben!

Nach unserer Vorarbeit kann die Stadt Berlin nun mit der Software von cit eigenständig Formulare erstellen und bearbeiten und so die digitalen Antragsverfahren laufend voranbringen. Und so sieht das Ergebnis aus:

Logo Berlin.de
Logo cit GmbH
Anträge

Wichtige Voraussetzung: das richtige Interaktionskonzept

Zurück zum Anfang: Voraussetzung erfolgreicher Digitalisierungsprozesse ist ein durchdachtes Interaktionskonzept. Die Anforderungen: Nutzer zum Portal, zur Anmeldung und natürlich zum richtigen Formular leiten. Und zwar möglichst leicht und intuitiv, damit auch weniger online-affine Benutzer nicht abspringen und eine Lösung für ihr Anliegen finden. Teil davon ist die optimale Gestaltung von Klickpfaden – Stichwort User Experience. Unsere Vorschläge zum UX-Design finden sich in den Mantelseiten wieder.

Zur Abstimmung unseres Konzepts fand ein Workshop in der Senatsinnenverwaltung mit allen am Projekt Beteiligten und den Betreibern des Portals statt.

Präsentation Klickpfade im Workshop
©istock.com/Bim

Layout und Styleguide für den Formularbaukasten

Unter Berücksichtigung des Corporate Designs von berlin.de und des erarbeiteten Interaktionskonzepts haben wir im nächsten Schritt den Styleguide für die Formulare und die Antragsbearbeitung erstellt. Dazu haben wir die flexiblen cit-Produkte nach Kundenwunsch angepasst.

Die richtige Organisation bei komplexen Projekten machts möglich: Große Iterationsrunden konnten wir dank enger Abstimmung mit unserem Auftraggeber vermeiden.

Bei der anschließenden Umsetzung des Styleguides in den Formularbaukasten kam es darauf an, dass alle Elemente immer zusammenpassen und von Nutzern flexibel in jeder benötigten Reihenfolge zusammengesetzt werden können. Außerdem müssen sie responsiv sein, also auf jedem Gerät betrachtet und genutzt werden können.

Ebenfalls besonders wichtig in diesem Kontext: Barrierefreiheit. Wir haben schon viele barrierefreie Webprojekte umgesetzt und die Anforderungen der BITV 2.0 und der EU-Richtlinie 2016/2102 zur Barrierefreiheit von Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Einrichtungen und Ämter berücksichtigt.

Das Ergebnis: viele Anträge der Stadt Berlin – von Geburtsurkunden über denkmalrechtliche Genehmigungen bis zu Erstattungen nach dem Infektionsschutzgesetz – können bereits digital eingereicht und bearbeitet werden und verfügen dabei über ein hohes Maß an Barrierefreiheit. Und es kommen immer mehr dazu: Mit der Formularbearbeitungssoftware können Verwaltungsbeschäftigte laufend bestehende Anträge anpassen und neue Formulare erstellen.

Formular Beispiel
Formular Beispiel
Formular Beispiel
Formular Beispiel
Formular Beispiel
Formular Beispiel

Laufende Betreuung und Optimierung

Nachdem die grundlegenden Aufgaben des Projekts erfolgreich an den Start gebracht wurden, betreuen wir das Projekt fortlaufend bezüglich weiterer Optimierungen. Unter anderem befindet sich der gesamte Webauftritt von berlin.de derzeit in einem Aktualisierungsprozess. Die Neuerungen und Änderungen setzen wir natürlich auch für die Formulare um. Dazu gehört zum Beispiel die Anpassung von CSS-Klassen oder die Verbesserung der Browserfestigkeit. Auch bei den hohen Anforderungen an die Barrierefreiheit stehen wir weiterhin beratend zur Seite.

Ihre Agentur für responsive Web-Formulare

Mit unserem Partner cit arbeiten wir konstant zusammen, wenn es darum geht, responsive Web-Formulare mittels eines individuell anpassbaren Baukastensystems zu gestalten. Neben Berlin profitieren dadurch auch die Städte Hamburg und München von der digitalen Antragstellung.

Lars-Peter Kunze

Lars-Peter KunzeProjektleitung